Ein externer Datenschutzbeauftragter spielt eine entscheidende Rolle bei der Einhaltung von Datenschutzvorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Er unterstützt Ihr Unternehmen dabei, Risiken im Zusammenhang mit Datenschutzverletzungen zu erkennen und zu minimieren. Dabei optimiert er Geschäftsprozesse im Hinblick auf datenschutzrechtliche Anforderungen und hilft, technische sowie organisatorische Maßnahmen zu entwickeln und zu dokumentieren.

Darüber hinaus ist er verantwortlich für die Erstellung und den Abschluss von Datenverarbeitungsverträgen mit Auftragsverarbeitern und begleitet Projekte sowie Veränderungsprozesse, um sicherzustellen, dass Datenschutzaspekte von Anfang an berücksichtigt werden.

Ein externer Datenschutzbeauftragter fungiert nicht nur als Berater für die verantwortlichen Entscheidungsträger im Unternehmen, sondern kommuniziert auch bei Bedarf direkt mit den Aufsichtsbehörden. Er sollte stets eingebunden werden, wenn in Ihrem Unternehmen personenbezogene Daten verarbeitet oder gespeichert werden, um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen und potenzielle Risiken frühzeitig zu identifizieren.

Darüber hinaus bringt ein externer Datenschutzbeauftragter nicht nur Expertise mit, sondern fördert auch eine datenschutzbewusste Unternehmenskultur. Durch Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen stärkt er das Bewusstsein Ihrer Mitarbeiter für den verantwortungsvollen Umgang mit personenbezogenen Daten, was das Vertrauen Ihrer Kunden und Partner in Ihre Datenschutzpraktiken erhöht.

Insgesamt trägt ein externer Datenschutzbeauftragter wesentlich dazu bei, die Compliance Ihres Unternehmens zu verbessern, betriebliche Abläufe zu optimieren und letztlich die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern, indem er sicherstellt, dass Datenschutz nicht als Hindernis, sondern als wertvolle Chance wahrgenommen wird.

Unternehmen sind in bestimmten Fällen gesetzlich verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten (DSB) zu bestellen. Diese Verpflichtung ergibt sich aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Insbesondere in Deutschland regelt § 38 BDSG die konkreten Anforderungen, wann ein Datenschutzbeauftragter zu benennen ist. Im Folgenden erläutern wir detailliert die wichtigsten Kriterien, wann eine solche Verpflichtung besteht und welche Faktoren Unternehmen berücksichtigen müssen.

Mindestanzahl der Mitarbeiter: 20 Personen

Nach § 38 BDSG besteht die Verpflichtung zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten, wenn in der Regel mindestens 20 Personen in einem Unternehmen regelmäßig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Dies bedeutet, dass der Einsatz von Computern, Tablets oder ähnlichen Datenverarbeitungssystemen für die Verarbeitung von personenbezogenen Informationen erforderlich ist. Auch Mitarbeiter, die im Rahmen ihrer Tätigkeit auf Kundendaten, Lieferanteninformationen oder Personaldaten zugreifen, zählen zu diesen 20 Personen.

Die automatisierte Verarbeitung bezieht sich auf jegliche Art von Datenverarbeitung, die durch digitale Systeme erfolgt. Dazu gehören einfache Arbeitsprozesse wie das Speichern von Daten in einer Kundenmanagement-Software bis hin zu komplexeren Verarbeitungsvorgängen, wie etwa die Analyse von Nutzerverhalten oder die systematische Überwachung von Kommunikationskanälen.

Datenschutz-Folgenabschätzung als Auslöser für einen DSB

Zusätzlich zur Anzahl der beschäftigten Personen besteht die Verpflichtung zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten, wenn Verarbeitungen vorgenommen werden, die einer Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) unterliegen. Die Datenschutz-Folgenabschätzung ist ein Verfahren, das immer dann durchgeführt werden muss, wenn eine Datenverarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen darstellt. Beispiele hierfür sind die Einführung neuer Technologien, die großflächige Verarbeitung sensibler Daten oder die Durchführung von Profiling.

In solchen Fällen übernimmt der Datenschutzbeauftragte eine zentrale Rolle bei der Überwachung und Durchführung der Datenschutz-Folgenabschätzung. Er stellt sicher, dass alle notwendigen Maßnahmen ergriffen werden, um Risiken zu minimieren und gesetzliche Vorgaben einzuhalten.

Verarbeitung für Markt- oder Meinungsforschung

Unternehmen, die personenbezogene Daten geschäftsmäßig für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung verarbeiten, sind ebenfalls verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Hierbei handelt es sich in der Regel um Organisationen, die systematisch Daten über das Verhalten, die Meinungen oder die Vorlieben von Konsumenten sammeln, speichern und analysieren, um Einblicke in Markttrends zu gewinnen oder gezielte Marketingmaßnahmen zu entwickeln.

Beispielsweise gehören Umfrageinstitute, Unternehmen mit Kundenbindungsprogrammen oder Unternehmen, die umfangreiche Marktanalysen durchführen, zu denjenigen, die typischerweise unter diese Pflicht fallen.

Kerntätigkeit des Unternehmens: Besondere Kategorien von Daten

Ein weiterer wesentlicher Aspekt, der die Benennung eines Datenschutzbeauftragten erforderlich macht, ist die Art der verarbeiteten Daten. Wenn die Kerntätigkeit eines Unternehmens in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten liegt, ist die Bestellung eines DSB zwingend. Zu diesen besonderen Kategorien zählen Daten, die besonders sensibel sind, wie etwa:

• Gesundheitsdaten
• Daten zur ethnischen Herkunft
• Religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen
• Gewerkschaftszugehörigkeit
• Genetische oder biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer Person
• Daten über das Sexualleben oder die sexuelle Orientierung einer Person

Ebenso betrifft dies Unternehmen, die personenbezogene Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten verarbeiten. Unternehmen, die beispielsweise in der Sicherheitsbranche tätig sind oder rechtliche Dienstleistungen anbieten, fallen typischerweise unter diese Kategorie.

Die Benennung eines Datenschutzbeauftragten (DSB) ist ein wichtiger Schritt, um die datenschutzrechtlichen Vorgaben im Unternehmen einzuhalten. Obwohl die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) keine explizite Verpflichtung zur schriftlichen Benennung eines DSB vorschreibt, wird aus Gründen der Beweissicherung und Rechtssicherheit dringend empfohlen, die Bestellung schriftlich festzuhalten. Dies schafft nicht nur Transparenz, sondern sichert auch alle beteiligten Parteien rechtlich ab.

Schriftliche Benennung – Warum sie sinnvoll ist

Zwar verlangt die DSGVO keine explizite schriftliche Benennung eines Datenschutzbeauftragten, doch in der Praxis ist dies dringend zu empfehlen. Eine schriftliche Benennung hat mehrere Vorteile:

• Beweissicherung: Eine schriftliche Ernennung bietet einen klaren Nachweis, dass das Unternehmen seiner gesetzlichen Verpflichtung nachgekommen ist. Dies kann insbesondere in Situationen, in denen die Aufsichtsbehörden prüfen, ob ein Datenschutzbeauftragter ordnungsgemäß benannt wurde, von entscheidender Bedeutung sein.

• Rechtssicherheit: Durch eine schriftliche Benennung wird die Rolle des Datenschutzbeauftragten klar umrissen, und eventuelle Missverständnisse zwischen der Geschäftsführung und dem DSB werden vermieden.

• Vertragsklarheit: Es ist ratsam, die genauen Aufgaben und Zuständigkeiten des Datenschutzbeauftragten schriftlich im Vertrag festzuhalten. Dies gilt sowohl für interne als auch für externe Datenschutzbeauftragte. Ein klar definierter Aufgabenbereich hilft, die Erwartungen an den DSB zu konkretisieren und vermeidet Unklarheiten bezüglich der Verantwortung und Pflichten.

Keine Fristvorgabe für die Benennung, aber sofortige Pflicht

Im Gegensatz zur früheren Rechtslage nach § 4f Abs. 1 S. 2 BDSG, die eine Frist zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten vorsah, gibt es in der DSGVO keine festgelegte Frist für die Bestellung. Die Verpflichtung tritt jedoch sofort in Kraft, sobald die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen. Das bedeutet, dass Unternehmen unverzüglich handeln müssen, sobald sie die erforderliche Anzahl an Mitarbeitern erreicht haben oder eine datenschutzrelevante Tätigkeit aufnehmen, die die Bestellung eines DSB erfordert.

Verantwortliche sollten daher regelmäßig überprüfen, ob sie zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet sind, um nicht gegen die DSGVO zu verstoßen. Verzögerungen bei der Benennung können erhebliche rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen.

Veröffentlichung der Kontaktdaten

Sobald ein Datenschutzbeauftragter benannt wurde, besteht die Verpflichtung, dessen Kontaktdaten zu veröffentlichen. Dies ist nicht nur im Sinne der Transparenz für die betroffenen Personen notwendig, sondern auch eine gesetzliche Vorgabe der DSGVO. Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten müssen auf leicht zugängliche Weise zur Verfügung gestellt werden, beispielsweise auf der Unternehmenswebsite oder im Impressum.

Darüber hinaus müssen die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten der zuständigen Aufsichtsbehörde gemeldet werden. Dies ermöglicht den Behörden eine direkte Kontaktaufnahme, falls es zu Fragen oder Beschwerden im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung im Unternehmen kommt. Die Benennung ist erst abgeschlossen, wenn diese Meldung erfolgt ist.